SOP PEMBERSIHAN KAMAR SECARA UMUM

1. Cara membersihkan kamar check out
 

Pramugraha mengetahui kamar check out dari pembagian kerja (Work Plan), yang dibuat oleh Supervisor, atau atas dasar pemberitahuan dari Kantor Depan hotel (Front Desk). Kamar yang telah check out harus segera dibersihkan karena akan dijual kembali, hal ini tentunya dilakukan apabila tingkat penjualan kamar sedang tinggi, namun apabila masih banyak kamar–kamar yang kosong dan siap untuk dijual, pramugraha harus membersihkan kamar yang ada tamunya terlebih dahulu. Adapun SOP (Standard Operational Procedure) pada saat pembersihan Check out Room, adalah:

- Tempatkan Trolley Cart tepat di depan pintu kamar yang akan dibersihkan (jangan menghalangi Corridor) dan pasang tanda  Room Being Service di depan pintu.

- Ketuk pintu terlebih dahulu (3 kali) dengan mengucapkan “Housekeeping” untuk meyakinkan apakah tamu benar–benar sudah keluar atau belum. Bila tidak ada jawaban buka pintu dengan menggunakan Card Key.

-  Setelah dibuka yakinkan kembali kemungkinan tamu masih ada didalam kamar mandi, bila sudah benar–benar kosong mulailah dengan terlebih dahulu menyalakan lampu, untuk menerangi dan untuk mengetahui apabila ada lampu yang mati.

-   Buka tirai jendela.

- Periksa sekeliling kamar, apabila ada barang tamu yang tertinggal laporkan kepada Floor Supervisor dan informasikan kepada Desk Clerk.

-   Periksa Minibar Items yang terdapat pada Refrigerator apabila tidak lengkap, segera informasikan hal tersebut kepada Mini Bar Posting Attendant agar Minibar Items dilengkapi kembali.

-  Periksa Safety Deposit Box, apabila dalam keadaan terkunci, informasikan kepada Front Desk untuk dibuka oleh Duty Manager.

-  Kumpulkan peralatan Room Service (bila ada) dan letakkan depan kamar, lalu telepon ke bagian Room Service untuk diambil.

-  Buang sampah dari semua tempat sampah di dalam kamar ke kantung sampah di trolley.

-  Kumpulkan asbak dan gelas–gelas kotor yang ada dan buang kotorannya ke kantung sampah di trolley, kemudian rendam di wash basin dengan air hangat.

-   Kumpulkan seluruh Linen yang kotor yang ada di kamar, bawa ke Trolley Cart untuk disimpan dikantong linen kotor. Kemudian bawa linen bersih sejumlah yang diperlukan.

-   Mulailah making the bed.

-  Letakkan bed sheet sesuai dengan ukuran ( king, queen atau single )

-  Buka bed sheet dengan lipatan tengah tepat pada bagian tengah bed sehingga simetris.

-  Melipat bagian atas ke bawah mattress, sisa sheet di kiri dan kanan bed dilipat ke bawah mattress membentuk 45 derajat.

-  Masukkan duve ke dalam duve cover. Tebarkan di atas bed sheet, ujung kiri-kanan duve sejajar dengan lebar matrress demikian pula dengan ujung bawah.

-  Rapikan dan kencangkan duve sampai rapi

-  Pasang pillow case

-  Setelah merapikan tempat tidur, cuci asbak dan gelas – gelas kotor yang telah di rendam air hangat, kemudian keringkan.

- Lanjutkan dengan membersihkan kamar mandi, bagian pertama yang akan dibersihkan adalah : wash bashin

- Wash basin yang akan dibersihkan di beri obat pembersih yaitu MPC (Multi Purpose Cleaner ), gosok semua bagian antara lain surface, stopper dan  stopper devicedengan scoot bright hingga bersih.

-  Bilas dengan air hangat.

- Bersihkan glass surface dengan menggunakan glass cleaner secara merata, gosok dengan OO towel serta bersihkan dengan dust cloth yang bersih.

- Keringkan semua bagian wash basin yang telah dibersihkan dengan OO towel

-  Siram toilet bowl dengan air

- Beri obat pembersih yaitu R6, gosok ke semua bagian toilet bowl. Gosok semua bagian toilet bowl dengan menggunakan toilet brush.

- Siram kembali dengan air, kemudian keringkan dengan menggunakan OO towel

- Basahi shower glass dengan air hangat, beri obat pembersih yaitu MPC atau Glass Cleaner.

- Beri obat pembersih pula pada dinding shower room

- Gosok shower glass dengan sponge kemudian gosok dinding shower room, shower controller dan drainage hole dengan scoot bright.

- Bilas shower glass, dinding dan semua bagian yang sudah digosok dengan menggunakan air hangat.

- Keringkan dengan OO towel

- Letakan kembali ke tempat semula asbak, gelas minuman, dan tempat sampah, yang semuanya dalam keadaan sudah dibersihkan dan benar–benar bersih.

- Lengkapi kamar mandi dengan perlengkapan yang diperlukan seperti : Bath Towel, Hand Towel, Face Towel, Bath Mat, Bath Robe, Bath Soap, Bath Gel, Shampoo, Conditioner, Shower Cap, Dental Kit, Body Lotion, Sanitary Bag, Tissue Roll, dan Tissue Box.

- Lengkapi kembali Guest Amenities dan Stationary yang disediakan hotel seperti: Letter, Envelope, Guest Comment, Fax Letter, Tea Set Amenities, Matches, dan Hotel Information.

-  Wiping seluruh furniture kamar searah jarum jam.

- Setelah selesai mengerjakan hal–hal tersebut, bersihkan karpet dari debu dengan menggunakan Mesin Penghisap Debu (Vacuum Cleaner).

-   Bila pekerjaan kamar telah selesai, periksa sekali lagi untuk meyakinkan bahwa kamar benar–benar sudah bersih dan rapi, kemudian tutup tirai jendela sesuai dengan SOP.

-  Informasikan kepada Desk Clerk mengenai Room Status, agar Ready to Sell dan terakhir tutup dan kunci kamar kemudian isi Room Attendant Report.

2.  2. Cara membersihkan occupied room

 

  -  Ketuk Pintu kamar 3 kali, bila ada jawaban minta izin tamu untuk membersihkan kamarnya dan bila tidak ada jawaban buka pintu dengan Key card.

- Setelah dibuka yakinkan kembali kemungkinan tamu masih ada didalam kamar mandi, bila sudah benar–benar kosong mulailah dengan menyalakan lampu kamar dan untuk mengetahui apabila ada lampu yang mati.

- Buka tirai jendela, kemudian matikan kembali lampu kamar.

- Periksa sekeliling kamar, apabila ada barang berharga di dalam kamar, laporkan kepada Desk Clerk sebagai Room Finding.

- Periksa Mini Bar Items yang terdapat pada Refrigerator apabila tidak lengkap, segera informasikan hal tersebut kepada Mini Bar Posting Attendant agar segera dimasukkan kedalam Bill tamu tersebut, dan Mini Bar dilengkapi kembali oleh Mini Bar Runner.

- Kumpulkan peralatan Room Service apabila ada, lalu telepon ke bagian Room Service untuk mengambilnya.

-  Apabila tamu meminta atau terdapat pakaian kotor yang akan dicuci, telepon Laundry (Valet) untuk mengambilnya, Room Maid juga bertugas memeriksa laundry semua Occupied Guest Room sesuai dengan Assignment yang telah diberikan sebelum pukul 10.30 terkecuali untuk kamar yang memasang DND Sign (Do Not Disturb).

-  Buang sampah dari semua tempat sampah di dalam kamar ke kantung sampah di trolley.

- Kumpulkan asbak dan gelas–gelas kotor yang ada dan buang kotorannya ke kantung sampah di trolley, kemudian rendam di wash basin dengan air hangat.

- Kumpulkan seluruh Linen yang kotor yang ada di kamar, bawa ke Trolley Cart untuk disimpan dikantong linen kotor. Kemudian bawa linen bersih sejumlah yang diperlukan.

-  Mulailah making bed.

- Letakkan bed sheet sesuai dengan ukuran ( king, queen atau single )

- Buka bed sheet dengan lipatan tengah tepat pada bagian tengah bed sehingga simetris.

- Melipat bagian atas ke bawah mattress, sisa sheet di kiri dan kanan bed dilipat ke bawah mattress membentuk 45 derajat.

- Masukkan duve ke dalam duve cover. Tebarkan di atas bed sheet, ujung kiri-kanan duve sejajar dengan lebar matrress, demikian pula dengan ujung bawah.

- Rapikan dan kencangkan duve sampai rapi

- Pasang pillow case

- Setelah merapikan tempat tidur, cuci asbak dan gelas–gelas kotor yang telah di rendam di air hangat, kemudian keringkan.

- Lanjutkan dengan membersihkan kamar mandi mulai dari :Wash Basin       

- Wash basin yang akan dibersihkan di beri obat pembersih yaitu MPC (Multi Purpose Cleaner ), gosok semua bagian antara lain surface, stopper dan  stopper device dengan scoot bright hingga bersih.

-  Bilas dengan air hangat.

-  Bersihkan glass surface dengan menggunakan glass cleaner secara merata, gosok dengan OO towel serta bersihkan dengan dust cloth yang bersih.

- Keringkan semua bagian wash basin yang telah dibersihkan dengan OO towel

-  Siram toilet bowl dengan air

- Beri obat pembersih yaitu R6, gosok ke semua bagian toilet bowl. Gosok semua bagian toilet bowl dengan menggunakan toilet brush.

  -Siram kembali dengan air, kemudian keringkan dengan menggunakan OO towel

- Basahi shower glass dengan air hangat, beri obat pembersih yaitu MPC atau Glass Cleaner.

-  Beri obat pembersih pula pada dinding shower room

- Gosok shower glass dengan sponge kemudian gosok dinding shower room, shower controller dan drainage hole dengan scoot bright.

- Bilas shower glass, dinding dan semua bagian yang sudah digosok dengan menggunakan air hangat.

- Keringkan dengan OO towel

- dan yang terakhir dinding dan lantai kamar mandi. Susunlah barang–barang milik tamu dengan rapi.

- Letakan kembali ke tempat semula asbak, gelas minum, tempat sampah, yang semuanya dalam keadaan sudah dibersihkan dan benar–benar bersih.

- Lengkapi kamar mandi dengan perlengkapan yang diperlukan seperti: Bath Towel, Hand Towel, Face Towel, Bath Mat, Bath Robe, Bath Soap, Bath Gel, Shampoo, Conditioner, Shower Cap, Sewing Kit,  Body Lotion, Sanitary Bag, Tissue Roll, dan Tissue Box.

- Lengkapi kembali Guest Amenities dan Stationary yang disediakan hotel seperti: spa days, Guest Comment, Fax Letter, Tea Set Amenities, Matches, dan Hotel Information.

- Wiping seluruh furniture kamar searah jarum jam dan susunlah barang–barang milik tamu dengan rapi tanpa merubah tempatnya.

- Setelah selesai mengerjakan hal–hal tersebut, bersihkan karpet dari debu dengan menggunakan Mesin Penghisap Debu (Vacuum Cleaner)

- Bila pekerjaan kamar telah selesai, periksa sekali lagi untuk meyakinkan bahwa kamar benar–benar sudah bersih dan rapi, kemudian tutup tirai jendela sesuai dengan SOP.

- Informasikan kepada Desk Clerk mengenai Room Status, agar menjadi Occupied Clean dan terakhir tutup dan kunci kamar kemudian isi Room Attendant Report.

HOUSEKEEPING

Tata Graha / Housekeeping Department

    Kata Housekeeping berasal dari dua kata yaitu : “ house dan keep “. House yang artinya : rumah, wisma, hotel. Sedangkan Keep yang artinya : merawat, memelihara atau menjaga. Jadi pengertian Housekeeping adalah : bagian atau departemen yang bertugas untuk mengatur dan menata peralatan, menjaga kebersihan, memperbaiki kerusakan dan memberi dekorasi dengan tujuan agar hotel tampak rapi, bersih, menarik dan menyenangkan penghuninya. Area yang menjadi tanggung jawab dalam operasional Housekeeping Department adalah :

- Guest room / kamar tamu hotel

- Coridor

- Lobby dan Public Restroom

- Kolam renang dan area sekitarnya

- Kantor-kantor manajemen

- Area gudang / store

- Linen room

- Laundry room

- Area belakang hotel seperti locker / ruang ganti karyawan serta car park

- Seksi Housekeeping Department

a.  Housekeeping Office Section

     Membantu data inventori linen pada saat setiap akhir tahun dan melaporkan kebutuhan kekurangan linen untuk dibuatkan Purchase Request.
Mengurus administrasi dan komunikasi seluruh kegiatan diHousekeeping Department.

a.      Floor / Room Section

              Section ini dikepalai oleh floor supervisor yang mempunyai tanggung
jawab untuk mengkordinir dan mengawasi pekerjaan setiap bawahannya dan menjaga keawetan peralatan kerja serta menjaga terpeliharanya hubungan antara karyawan yang satu dengan yang lain. Floor supervisor mempunyai bawahan yaitu roomboy yang mempunyai tanggung jawab untuk membersihkan kamar.

c. Houseman section

              Section ini dikepalai oleh Houseman yang mempunyai tanggung jawab untuk mengkoordinir dan mengawasi pekerjaan bawahannya dan menjaga keawetan peralatan kerja serta menjaga terpeliharanya hubungan antara karyawan yang satu dengan yang yang lain. Houseman Supervisor mempunyai bawahan yaitu houseman

d.      Linen and Uniform Section.

          Section ini dikerjakan oleh seorang linen boy yang tugasnya antara lain:
Mengatur linen-linen yang sudah bersih dan menempatkan sesuai dengan prosedur yang berlaku. Mengumpulkan linen-linen dari housekeeping dan mengantarkan ke laundry. Membuat laporan persediaan linen setiap hari.

e.Garden Section

        Garden Setion mempunyai tugas untuk menjaga dan keindahan taman
taman yang berada diarea hotel agar tercipta suasana yang nyaman dan juga menyiapkan dan membuat mini garden untuk event-event tertentu.
Section ini dikepalai oleh lands caper dan para petugasnya disebut gardener.

f. Swimming pool section

               Memelihara kebersihan, keindahan dan kerapian area kolam.
Melayani, menjaga keselamatan perenang dan tamu lain diarea kolam renang.Membantu F & B depertment dalam mengorder makanan dan minuman dari perenang dan tamu lain. Melalui test kwalitas air setiap hari.

g. Florist section

    Mengadakan program penggantian bunga untuk FO, Bar & Restaurant dan lobby.

Hubungan antara housekeeping dengan department lainnya

1.      Hubungan Housekeeping dengan Front Office Department

          Front office bertugas menyediakan data kamar-kamar yang akan digunakan atau diisi oleh tamu, sedangkan Housekeeping meyediakan laporan status dan kondisi kamar yang dapat digunakan oleh Front Office untuk melakukan blocking pemesanan kamar

2.      Hubungan Housekeeping dengan Engineering Department

               Engineering bertanggung jawab terhadap perawatan atau perbaikan atas kerusakan atau permasalahan interior dan eksterior serta peralatan dan property yang terjadi baik dikamr-kamar tamu maupun public area agar kerusakan dapat segera ditangani dengan baik dan cepat. Housekeeping membantu melaporkan kepada engineering dengan maintenance request-nya atas segala peralatan/perlengkapan yang perlu diperbaiki.

3. Hubungan Housekeeping dengan Security Department

            Berkordinasi apabila terjadi hal-hal yang perlu melakukan pemeriksaan, seperti keamanan seluruh area dan keselamatan tamu di kamar. Dalam kasus kehilangan barang di kamar, maka housekeeping akan meminta bantuan security untuk melakukan investigasi dan introgasi untuk mencari solusi, juga apabila perlu melakukan pemeriksaan kamar-kamar yang dicurigai atau memeriksa kondisi tamu kamar yang terkunci atau berstatus do not disturb

4. Hubungan Housekeeping dengan Food and Beverage Department

               Housekeeping melakukan pemeliharaan dan pembersihan area-area Food and Beverage outlet, seperti restaurant, bar, ruang rapat dan sebagainya, termasuk menyediakan linen bersih yang diperlukan.

5. Hubungan Housekeeping dengan Human Resources Development

               Pihak personalia membantu penyediaan proses rekrutmen karyawan baru dan pendataan karyawan dan program orientasi dan pelatihan, konseling karyawan serta menangani gaji karyawan.

6. Hubungan Housekeeping dengan Accounting Department

           Accounting department mencatat jumlah pengeluaran bagi keperluan housekeeping department dan juga penggunaan barang-barang bagi keperluan pada housekeeping department.

7. Hubungan Housekeeping dengan Marketing Department

            Pihak marketing banyak melakukan promosi kepada biro perjalanan dalam  usahanya untuk meningkatkan penjualan kamar-kamar.